Etiske retningslinjer

1. Innledning

Tinn Energi Gruppen (TEG), inkludert heleide datterselskaper, deriblant Telemark Kraft, ønsker å drive sin virksomhet i overensstemmelse med prinsipper for ansvarlig, etisk og sunn forretningspraksis, samt med overholdelse av alle gjeldende lover og offentlige forskrifter. Dette forutsetter en samlet innsats av alle ansatte.

TEG sine retningslinjer gjelder alle ansatte og styremedlemmer i virksomheter som eies av TEG. Etter avtale kan de også gjelde for selvstendige konsulenter, mellommenn eller andre som opptrer på vegne av TEG. Dokumentet gir en ramme for hva TEG oppfatter som ansvarlig adferd, og definerer de ansattes personlige ansvar gjennom en kombinasjon av generelle prinsipper og konkrete krav. Det er i stor grad basert på kjerneverdiene tidligere nedfelt i det som engang ble omtalt som Tinn Energi Mål og Strategi.

TEG sine etiske retningslinjer gir ikke en uttømmende oversikt over ansvarlig adferd. Ansvaret for å opptre i samsvar med lov og etikk vil alltid til slutt ligge hos den enkelte medarbeider.

2.  Generelle prinsipper.

2.1   Overholde lover og forskrifter.

Alle ansatte og styremedlemmer skal overholde offentlig lovgivning og forskrifter, samt respektere og følge gjeldende lokale avtaler og retningslinjer.

2.2 Opptre i TEG sin interesse.

Alle ansatte og styremedlemmer skal være lojale overfor TEG og arbeide for konsernets beste.

Lojalitet betyr å arbeide for TEG sitt beste innenfor rammen av lover og TEG sine retningslinjer, dvs. gi TEG sine interesser prioritet fremfor andre interesser.

2.3 Opptre med integritet.

Alle ansatte og styremedlemmer skal opptre med integritet i sine aktiviteter for TEG.

Personlig integritet betyr å “gjøre det rette”, selv om ingen ser på. Vi skal alltid være ærlige, sannferdige og pålitelige, samt opptre i samsvar med konsernets kjerneverdier overfor kolleger, forretningsforbindelser og samfunnet som helhet.

2.4   Opptre med respekt og omtanke for andre og miljøet.

Alle ansatte og styremedlemmer skal behandle andre mennesker og miljøet med respekt og behørig omtanke.

TEG skal fremme en bedriftskultur som kjennetegnes ved respekt og omtanke for andre mennesker, deres eiendom og miljøet. Vi bør opptre på en måte som inngir tillit både i samarbeid med kolleger og i samspill med leverandører, kunder, andre forretningsforbindelser og myndigheter.

3. Konkrete prinsipper

3.1 Beskytte Tinn Energi Gruppen sin eiendom og omdømme.

Alle ansatte og styremedlemmer skal beskytte TEG sin eiendom, driftsmidler og omdømme.

Tinn Energi Gruppen og datterselskapenes omdømme er viktig for vår evne til å lykkes. Ansatte og styremedlemmer skal unngå aktiviteter eller adferd som kan skade selskapenes omdømme.

Alle ansatte skal opptre ansvarlig og med varsomhet for å beskytte bygninger, maskiner, utstyr og andre eiendeler mot misbruk, tyveri, skade eller ødeleggelse. Immaterielle rettigheter som patenter, design, varemerker, know how, ideer og informasjon skal også beskyttes. TEG sine eiendeler og aktiva skal ikke brukes til den ansattes eget formål, med mindre det er avtalt med autorisert personale.

3.2       Bidra til Tinn Energi Gruppen sin visjon for helse, miljø og sikkerhet.

Alle ansatte skal bidra til å oppnå TE’G sin nullvisjon for skade på mennesker, miljøet og samfunnet.

De ansatte skal bidra til visjonen ved å samarbeide med ledelsen, etterleve TEG sine HMS-regler og ved å utvise godt skjønn. De ansatte skal underrette sin nærmeste overordnede om viktige forhold som gjelder helse og sikkerhet på arbeidsplassen, kunders tilbakemeldinger og selskapets innvirkning på miljøet. Vi oppfordrer alle ansatte til å gi direkte tilbakemeldinger om HMS-forhold til kolleger basert på prinsippet “Takk for at du bryr deg”.

3.3       Unngå diskriminering og trakassering

Alle ansatte skal unngå oppførsel som kan oppfattes som diskriminerende eller trakasserende.

TEG vil at arbeidsplassen skal være kjennetegnet av mangfold og ikke-diskriminering. For å nå dette målet, må alle ansatte behandle kolleger, kunder, forretningsforbindelser og andre med respekt. Ansatte skal unngå enhver form for trakassering eller annen oppførsel overfor kolleger eller forretningsforbindelser, som kan oppfattes som truende eller nedverdigende. Ingen diskriminering, basert på kjønn, seksuell legning, alder, etnisk eller religiøs overbevisning som bryter med gjeldende rett, skal finne sted.

3.4       Håndter forretningsmessig informasjon med varsomhet

Alle ansatte og styremedlemmer skal håndtere opplysninger om TEG med varsomhet, og behandle informasjon som ikke er offentlig, konfidensielt.

Et tillitsforhold til kunder, forretningsforbindelser, kolleger og samfunnet skapes gjennom dialog og ved å dele perspektiver. Samtidig vil kommunikasjon av konfidensielle opplysninger til andre kunne skade TEG sin drift og omdømme. Som eksempler på slike opplysninger kan nevnes forretningsplaner, budsjetter, markedsførings- og salgsplaner, tekniske spesifikasjoner, kundeopplysninger, beredskapsplaner og lignende. Ansatte og styremedlemmer skal aldri gi videre konfidensielle opplysninger til personer utenfor selskapet, med mindre dette er uttrykkelig godkjent av en overordnet med fullmakt til dette, eller lovpålagt.

Informasjon om TEG som ikke er kjent for offentligheten, skal behandles som TEG sin eiendom. Forpliktelsen til ikke å dele slik informasjon gjelder derfor uten tidsbegrensning også etter ansettelsesforholdets opphør, eller når tjenestetiden som styremedlem er utløpt.

3.5       Unngå interessekonflikter

Alle ansatte og styremedlemmer skal være lojale overfor TEG ved å unngå enhver interessekonflikt.

Ansatte og styremedlemmer skal ikke søke å oppnå fordeler for seg selv eller andre, som er utilbørlige, eller som kan skade TEG sine interesser. Ingen bør ta del i, eller søke å påvirke en avgjørelse, dersom denne kan gi opphav til en faktisk eller antatt interessekonflikt. Særlig oppmerksomhet må gis til situasjoner der den ansatte eller styremedlemmet har en personlig interesse i saken av økonomisk eller annen art, direkte eller gjennom noen nærstående.

TEG tillater ikke at ansatte eller styremedlemmer markedsfører produkter eller tjenester som er i direkte konkurranse med TEG sin forretningsvirksomhet eller interesser.

Ansatte eller styremedlemmer som blir oppmerksom på en potensiell og uakseptabel interessekonflikt, skal snarest mulig informere sin nærmeste overordnede om dette.

3.6       Bruk av skriftlige avtaler.

TEG sine avtaler med ansatte, leverandører, kunder og forretningsforbindelser skal som en generell regel inngås skriftlig og bli forsvarlig arkivert.

Alle TEG sine selskaper inngår regelmessig avtaler, og disse forretningsavtalene er avgjørende for selskapets suksess. Muntlige avtaler kan være vanskelige å dokumentere, og kan noen ganger lede til mistanker om at noe ulovlig eller uetisk har funnet sted

3.7       Vær nøyaktig i regnskapsførsel.

TEG sine regnskaper skal alltid være nøyaktige.

TEG sine regnskaper er avgjørende for styringen av virksomheten og for evnen til å oppfylle konsernets forpliktelser overfor sine interessenter.  Ansatte som tar del i finansielle transaksjoner eller regnskapsførsel, skal påse at alle transaksjoner er fullstendig og nøyaktig dokumentert, og registrert i samsvar med gjeldende rett, god regnskapsskikk og interne krav. Uriktig eller misvisende bokføring er ikke under noen omstendigheter akseptabelt.

3.8       Delta aldri i korrupsjon eller bestikkelser.

Alle ansatte og styremedlemmer skal avstå fra korrupsjon og bestikkelser i enhver form.

Det kan være tillatt å tilby og motta personlige høflighetsgaver forutsatt at de har en minimal økonomisk verdi, ikke gis ofte, og er klart passende under omstendighetene. Det er ikke tillatt å gi eller motta kontanter eller gaver som blir gitt som en motytelse for en tjeneste. Gaver må ikke gis i en sammenheng, eller på en måte som kan gi grunn til mistanke om at mottakeren vil holde gaven eller fordelen skjult for sin overordnede. Gaver bør for eksempel adresseres til mottakerens offisielle arbeidsadresse.

Arrangementer for kunder skal alltid ha et konkret og relevant forretningsmessig formål, og kan bare godtas dersom de er rimelige og hensiktsmessige når det gjelder både verdi og hyppighet. Deltakelse i slike arrangementer organisert av andre, må følge samme prinsipp, og reise og opphold må betales av TEG. Ansatte eller styremedlemmer som er tilbudt, eller har mottatt gaver eller tjenester, må uten opphold underrette sin nærmeste overordnede, som vil avgjøre om gaven må returneres eller ikke.

3.9       Følg prinsippet om sunn konkurranse.

Ansatte skal bidra til sunn konkurranse i samsvar med konkurranselovgivningen.

TEG skal alltid konkurrere i markedet med respekt for, og i samsvar med, gjeldende konkurranse-, antitrust- og markedsføringslovgivning. Ansatte som er involvert i markedsføring, salg, innkjøp eller logistikk, skal forsikre seg om at de kjenner gjeldende lover og interne retningslinjer knyttet til markedsføring og salg.

 3.10    Bidra aldri til hvitvasking.

Ansatte eller styremedlemmer må ikke på noen måte bli innblandet i hvitvasking av penger.

Med hvitvasking mener vi ordninger som gjennomføres for at penger som er ervervet ved kriminelle handlinger, skal se ut som de er lovlig tjent. De samme reglene gjelder for aktiviteter som har til hensikt å unngå at ulovlig eller illojal unndragelse av skatt, toll eller andre avgifter ikke oppdages.

3.11     Si nei til kjøp av seksuelle tjenester.

Ansatte og styremedlemmer skal avstå fra å kjøpe seksuelle tjenester når de representerer TEG.

 3.12    Narkotika og alkohol

Ansatte og styremedlemmer skal ikke arbeide i rusmiddelpåvirket tilstand.

Bruk av narkotika er forbudt.  Alkohol kan imidlertid serveres i forbindelse med representasjon eller bedriftsarrangementer, forutsatt at forbruket er moderat, og forutsatt at det ikke vil bli kombinert med håndtering av maskiner, bilkjøring eller annet arbeid som er uforenlig med inntak av alkohol.

4. Etterlevelse og iverksettelse.

4.1 Plikten til å etterleve regelverket

Hver ansatt og hvert styremedlem i TEG har et personlig ansvar for å etterleve alle de krav som er angitt i TEG sine etiske retningslinjer. Ansatte og styremedlemmer skal ikke opptre, eller oppfordre andre til å opptre, i strid med de etiske retningslinjene. Dette kravet gjelder selv om brudd på et prinsipp kan synes å være i TEG sin interesse.

Eventuell usikkerhet om hvorvidt en bestemt aktivitet er i samsvar med prinsippene i de etiske retningslinjene, må, så langt det er mulig, diskuteres på forhånd, først og fremst med nærmeste overordnede.  Allikevel kan brudd på reglene beskrevet i disse etiske retningslinjene føre til interne disiplinærtiltak, og i alvorlige tilfeller til oppsigelse og eventuelt straffeforfølgning.

4.2   Varsling

En ansatt som blir klar over en handling som er ulovlig eller representerer brudd på prinsippene i TEG sine etiske retningslinjer, bør varsle om dette enten muntlig, eller skriftlig til den ansattes nærmeste overordnede.  Hvis den ansatte opplever at det er vanskelig å varsle sin nærmeste overordnede, kan han eller hun henvende seg til lederen for selskapets personalavdeling, andre relevante avdelinger/funksjoner, daglig leder eller styreleder.

Om den ansatte ønsker det, kan varslingen skje konfidensielt, eller også anonymt. Alle som har mottatt slik konfidensiell varsling, eller informasjon om slik varsling, må behandle opplysningene strengt konfidensielt for å beskytte den ansatte. All varsling om ulovlig virksomhet, eller brudd på etiske retningslinjer skal tas alvorlig, og bli forsvarlig undersøkt. TEG vil ikke akseptere noen represalier overfor ansatte eller styremedlemmer som i god tro har varslet om et brudd, eller antatt brudd, på gjeldende lov, eller prinsippene i etiske retningslinjer. En ansatt eller et styremedlem som føler at varsling på noen måte er brukt mot ham eller henne av noen i TEG, kan rapportere om dette til sin nærmeste overordnede, eller direkte til de som er nevnt ovenfor.

 4.3      Iverksettelse og kontroll

Ansvaret for å iverksette de etiske retningslinjene i det enkelte selskap ligger hos selskapets daglige leder i samarbeid med HR funksjonen. De etiske retningslinjene skal distribueres til alle ansatte, ledere og styremedlemmer. Det skal også være henvisning til TEG sine etiske retningslinjer i selskapets ansettelseskontrakter og personalhåndbok.

Alle ansatte, ledere og styremedlemmer må lese de etiske retningslinjene nøye.

TEG sine etiske retningslinjer gir uttrykk for visse grunnleggende prinsipper som gjelder de ansatte og styremedlemmenes opptreden. De innebærer ikke at det skapes noen juridiske rettigheter for kunder, leverandører, konkurrenter, aksjonærer eller noen tredjepart.